Quy trình đặt phòng khách sạn

Quy trình đặt phòng khách sạn được xem là những bước cụ thể nhằm đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên liên quan. Đặt phòng khách sạn là một nghiệp vụ thông thường của mỗi chúng ta trước khi đi du lịch hoặc đi công tác. Với công ty lữ hành là nghiệp vụ cực kỳ quan trọng. Công ty lữ hành là khách hàng thường xuyên của các khách sạn, nên có hợp đồng đại lý với giá ưu đãi ( Giá sỉ ). Vì vậy công ty lữ hành là cầu nối giữa khách hàng với nhà cung cấp lưu trú ( Khách sạn, resort, villas, condoltel, homestay,... ). Khi đặt phòng qua công ty lữ hành cả 3 bên đều có lợi ( Khách sạn - Công ty Lữ hành - Khách hàng )

Quy trình đặt phòng khách sạn của Golden Life Travel

1/ Các bộ phận, cá nhân có trách nhiệm đặt phòng tại Golden Life travel:  Nguyễn Thị Xuân Lan, Hoàng Ngọc Dung, Trần Thị Phượng, Nguyễn Thùy Mộng Tuyền, Lê Thị Tuyết Hằng, Nguyễn Trần Như Ngọc,  )

* Ban giám đốc

* Điều hành tour

* Sales phòng

Nhân viên đặt phòng của chúng tôi phải làm việc qua email của công ty

* email đặt phòng phải là email công ty; Ví dụ: lan@goldenlife.vn,  dung@goldenlife.vn,... tất cả email đều giống nhau ở đuôi: " tên@goldenlife.vn "

Kể từ ngày 2/5/2018 tất cả các giao dịch đặt phòng của GLT chỉ có giá trị trên hệ thống Getfly

Trải nghiệm không hay: Chúng tôi đã từng nhận được thông tin từ một số nhân viên khách sạn yêu cầu thanh toán các hóa đơn không phải của chúng tôi, mạo danh công ty chúng tôi. Tất nhiên là chúng tôi không có nghĩa vụ thanh toán đó, nhưng chúng tôi thật sự chia sẻ với những trường hợp các bạn nhân viên khách sạn đã tin tưởng vào thương hiệu của chúng tôi, giải quyết " Linh Động " cho hướng dẫn viên,... nên mới rơi vào hoàn cảnh đấy.

quy-trinh-dat-phong-khach-san-goldenlife-travel

Vậy, để không xảy ra những tình trạng đáng tiếc, nhân viên khách sạn phải hết sức lưu ý vấn đề pháp nhân, tránh bị lừa.  Nguyên tắc " Trọng chứng hơn trọng cung ", tức không tin vào lời nói, chỉ tin vào xác thực ( booking đặt phòng từ email hệ thống của Golden Life Travel.

* Tất cả các Booking điều phải gửi từ email hệ thống của công ty. Điện thoại đặt phòng chỉ là bước đầu lấy thông tin giao dịch cho nhanh. Chốt dịch vụ phải làm việc bằng văn bản.

quy-trinh-dat-phong-khach-san-goldenlife-travel

2/ Các bước của quy trình đặt phòng

bước 1:

 * GLT nhận được yêu cầu đặt phòng từ khách hàng hoặc đối tác 

* Nhân viên đặt phòng cần xác định rõ:

- Ngày Check in ( Giờ check in )

- Ngày Check out ( Giờ Check out )

- Số đêm ở ks

- Số lượng phòng, loại giường, giường phụ,...

- Loại phòng ( hoặc đồng hạng ROH )

- Các yêu cầu/ ghi nhớ đặc biệt khác ( Nếu có )

dat-phong-khach-san-gia-tot-golden-life-travel

*  Nhân viên đặt phòng GLT phải Tư vấn kỹ, rõ ràng, với đối tác/ khách hàng về tiêu chuẩn ks, những đặc điểm nổi trội, những nhược điểm, giá cả và chịu trách nhiệm về thông tin mình cung cấp. 

Ví dụ: tiêu chuẩn sao của khách sạn phải được công nhận của cấp có thẩm quyền cấp sao, không được nói sai sự thật,...

* Tư vấn đặt phòng GLT cnêu rõ cho khách hàng/ đối tác thời hạn giữ booking, và các yêu cầu, khuyến cáo nếu cáo.

Ví dụ:

* Booking giữ trong đối đa 24 tiếng.

* Khi chốt dịch vụ đặt phòng, khách hàng phải đặt cọc tối thiểu 30 -100% tiền phòng

Bước 2:

- Khi đã xác định được nhu cầu phòng của KH/ đối tác của mình, Nhân viên điều hành GLT liên hệ khách sạn ( Resort, homestay,... )  kiểm tra lượng phòng còn hay hết và giá cả cho phù hợp yêu cầu của KH ( qua điện thoại hoặc email, tin nhắn. )

=> Trường hợp ks còn phòng và  giá cả phù hợp với nhu cầu Khách của GLT:

* Nhân vên Điều Hành của GLT sẽ Gửi email cho Bộ phận đặt phòng của Khách sạn yêu cầu Tạm giữ booking cho đến ngày/giờ cụ thể.  ( Ghi rõ số lượng phòng, ngày/ giờ check in- check out, nhiều chi tiết cụ thể liên quan khác nếu có ).

Việc Tạm giữ Phòng để phía GLT đủ thời gian làm việc với đối tác/ khách hàng của GLT để chốt dịch vụ đặt phòng với đối tác/ Kh của GLT

Khi chốt được dịch vụ đặt phòng với KH/ DT, nhân viên điều hành GLT sẽ Chính thức đặt phòng cho Bộ phận đặt phòng của khách sạn

=> Trường hợp khách sạn hết phòng hoặc giá cả không phù hợp với khách của GLT

* Nếu ks còn phòng nhưng giá cả không phù hợp:

=> Nhân viên DH GLT sẽ đàm phán, thương lượng thêm với KS. Hoặc đề xuất lên cấp cao hơn của KS để có mức giá hợp lý với từng trường hợp cụ thể. Hoặc kết thúc dịch vụ đặt phòng giữ GLT với KS tại đây.

=> Nhân viên Điều hành của GLT sẽ đi tìm khách sạn khác. Giao dịch kết thúc

dat-phong-khach-san-gia-tot-golden-life-travel

Bước 3:

* Trường hợp GLT  chốt được hợp đồng với KH/ đối tác của mình

=> GLT gửi Email đặt phòng chính thức cho KS (với đầy đủ các chi tiết)

=> GLT  Yêu cầu Khách sạn xác nhận booking nhận đặt phòng lại bằng email 

=> GLT Chuyển xác nhận đặt phòng đến phòng kế toán GLT.

=> Kế toán GLT làm phiếu yêu cầu giám đốc ( Chủ tài khoản ) đặt cọc cho KS để giữ phòng

=> Giám đốc GLT chuyển cọc cho KS và gửi xác nhận tiền cọc đã chuyển cho KS cho kế toán và Điều Hành GLT ( để theo dõi và xử lý nghiệp vụ tiếp theo)

khach-san-hai-au-quy-nhon-goldenlifetravel

* Trường hợp GLT không chốt được hợp đồng với khách hàng/ đối tác 

=> GLT thông báo cho KS gỡ bỏ booking tạm giữ phòng hoặc nó được tự động hủy (vô hiệu hóa, không còn giá trị )  khi đến ngày Date Line

Bước 4: thực hiện

* Trước ngày khách đến ( Từ 1-3 ngày tùy booking xa hay gần ) GLT nhắc lại Booking với KS để KS kiểm tra lại một lần nữa booking ( đề phòng trường hợp sự cố không hay xảy ra do sơ suất của các bên )

* Xác nhận lần cuối dịch vụ, có thay đổi thêm bớt các chi tiết

* Khi khách trả phòng, nhân viên đặt phòng GLT xác nhận khoản thanh toán.( Không chịu trách nhiệm các khoản phát sinh thêm của khách nằm ngoài hợp đồng của GLT với KS ) 

* Trường hợp đặc biệt GLT sẽ có yêu cầu riêng bằng email, tin nhắn để tránh các nhầm lẫn gây tranh cãi

PS: Trong khi thực hiện có điều gì vướng mắc các bạn GLT kịp thời báo cáo Giám đốc đưa giải pháp cùng xử lý, tránh tổn thất xảy ra cho công ty, khách hàng và đối tác.

Mọi sáng kiến làm rõ ràng, đơn giản, tối ưu quy trinh đặt phòng khách sạn được hoan nghênh và tiếp thu.

Nguyễn thị Xuân Lan - CEO Golden Life Travel

Lợi thế của Golden Life Travel không chỉ ở những chương trình tour được tối ưu từng chi tiết, nâng cấp hoàn thiện mỗi ngày, mà mỗi ngày chúng tôi thêm vào đó sự yêu thương, trách nhiệm, đảm bảo cho bạn thật sự thoải mái, tự do trải nghiệm kỳ nghỉ chất lượng, tiết kiệm thời gian, sức khỏe và tiền của bạn.

Vì kỳ nghỉ lý tưởng và hạnh phúc của bạn!

Xem thêm

DMCA.com Protection Status
Our Twitter
@dulichquynhon Nhà tổ chức du lịch Bình Định chuyên nghiệp
5 phút trước
@leo Thật tuyệt vời khi trải nghiệm du lịch Quy Nhơn cùng Golden Life Travel.
2 ngày trước
@dzung Nói đến Du lịch Quy Nhơn,hãy ghé thăm và trải nghiệm cùng Golden Life Travel.
4 ngày trước
Đăng ký nhận bản tin
1900 2659/ 0913611980

43A LÊ THÁNH TÔN, P. LÊ LỢI, QUY NHƠN, BÌNH ĐỊNH, VIỆT NAM
GoldenLifeTravel Hotline